Office manager: prepárate para trabajar en este puesto tan demandado

Seguro que conoces el puesto de secretaria. Pero en el mercado laboral actual este referente se ha quedado obsoleto. Las nuevas necesidades a las que se enfrentan las empresas requieren una actualización. Ahora la mayor parte de sus funciones la asume el office manager. Pero desde otra perspectiva que requiere diferentes habilidades. Y que implica también una formación diferente y diversificada. Descubre todo lo que necesitas saber sobre esta profesión.

Qué es un office manager

El puesto de office manager es parecido al tradicional de auxiliar administrativo. Sin embargo, en el mercado actual en el que han surgido nuevas necesidades, adquiere nuevas responsabilidades y tareas.

Básicamente se trata de la persona encargada de organizar todas las actividades administrativas que permiten a una oficina funcionar de forma eficiente y eficaz. Y en muchos casos, además, son la cara visible de la empresa.

Su principal misión es gestionar los recursos de la empresa, tanto materiales como humanos. Se trata, por tanto, de un perfil esencial en la mayor parte de negocios.

Cuáles son sus responsabilidades concretas

Entre las tareas de un office manager se cuentan la organización de cualquier evento de la oficina, desde reuniones y comidas, a viajes de empresa.

También se encargan de todo lo que tenga que ver con los suministros, como los básicos de luz y calefacción, a fungibles de material de oficina. Gestionan también los envíos postales y de paquetería, entrantes y salientes.

Una de sus funciones más valoradas es la de comunicación con los clientes. Atienden sus llamadas, gestionan el correo y organizan las agendas.

Se encargan también del presupuesto, y en colaboración con RRHH, de todo lo relacionado con el personal, desde los cursos de formación a traslados.

Todas estas funciones las realizan de forma proactiva, adelantándose en muchos casos a las necesidades de todos los miembros del personal. De este modo consiguen que toda la maquinaria interna funcione de forma sincronizada.

Lo que debes hacer para ser uno de ellos

Lo principal para ejercer la profesión de office manager son las habilidades blandas. Entre ellas está la de comunicación. Y es que deberás trabajar junto al resto de personal de la empresa, redactar informes y atender a los clientes. Como sus tareas se centran en la gestión, deberás tener también atención al detalle, orden y capacidad de análisis.

Sin embargo, esto no significa que puedes ejercer sin una formación adecuada. Si no tienes formación previa, lo mejor es cursar estudios de gestión administrativa donde aprenderás todo lo que necesitas sobre esta profesión. Si ya tienes una carrera, también puedes hacer un máster en gestión o dirección administrativa.

Si lo que quieres es darle un giro a tu vida con un desajuste horizontal voluntario, también puedes hacer un curso de auxiliar administrativo e ir progresando en el puesto.

Podrás trabajar tanto en empresas de pequeño y mediano tamaño, en las que solo tendrás que colaborar con pocos empleados, hasta en grandes organizaciones con cientos de empleados. En cualquiera de los dos casos, serás uno de los pilares del negocio.